Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Mojakoja.pl Sp. z o.o., ul. Leśna 24, 42-270 Rzerzęczyce, NIP: 9492263967, REGON: 526503509, KRS: 0001061203, prowadząca serwis airecepcja.pl pod marką „AI Recepcja" (dalej „Administrator"), kontakt: kontakt@airecepcja.pl.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@airecepcja.pl z dopiskiem „Ochrona danych".

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel	Zakres danych	Podstawa prawna	Okres
Świadczenie usługi AI agenta	Imię, email, telefon, nazwa firmy, strona www	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy	Czas trwania umowy + 3 lata
Obsługa rozmów telefonicznych	Numer telefonu rozmówcy, nagranie głosu, transkrypcja, dane podane w rozmowie	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes (obsługa klienta)	Czas trwania umowy z Klientem
Rejestracja i konto w Portalu	Imię, email, hasło (zahashowane), telefon	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy	Do usunięcia konta + 30 dni
Płatności i faktury	Dane firmy, NIP, adres, dane płatności (przetwarzane przez Stripe)	Art. 6(1)(c) RODO — obowiązek prawny (rachunkowość)	5 lat (obowiązek podatkowy)
Demo (prezentacja)	Imię, telefon, email, nazwa firmy, strona www, branża	Art. 6(1)(b) RODO — działania przed zawarciem umowy	90 dni lub do wycofania zgody
Kontakt (email, formularz)	Imię, email, treść wiadomości	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes	Do zakończenia korespondencji + 1 rok
Analityka i doskonalenie usługi	Adres IP, dane urządzenia, czas wizyty, odwiedzone strony	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes	26 miesięcy

3. Przetwarzanie danych rozmów telefonicznych

W ramach Usługi Agent AI prowadzi rozmowy telefoniczne w imieniu Klienta. Podczas rozmowy przetwarzane są:

• Numer telefonu osoby dzwoniącej
• Nagranie rozmowy (głos)
• Transkrypcja rozmowy (tekst)
• Dane podane przez rozmówcę (imię, email, preferencje)
• Podsumowanie rozmowy wygenerowane przez AI

Administratorem danych rozmówców jest Klient (firma korzystająca z AI Recepcja). AI Recepcja przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).

Agent AI informuje rozmówców na początku rozmowy, że konwersacja prowadzona jest przez system AI i może być nagrywana.

4. Źródło danych

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika (formularz, rozmowa telefoniczna, email) lub zostać zebrane automatycznie w trakcie korzystania ze strony lub rozmowy telefonicznej z Agentem AI.

Administrator przetwarza również dane techniczne, w tym logi systemowe, adres IP oraz identyfikatory urządzeń, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania usługi.

5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Usługa wykorzystuje AI w następujący sposób:

• ElevenLabs — synteza mowy (TTS) i rozpoznawanie mowy (STT). Głos rozmówcy jest przesyłany do serwerów ElevenLabs w celu konwersji na tekst.
• Google Gemini / OpenAI — modele językowe (LLM) generujące odpowiedzi agenta na podstawie kontekstu rozmowy i danych firmy Klienta.

Dane z rozmów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI stron trzecich. Dostawcy AI przetwarzają dane wyłącznie w celu realizacji Usługi, zgodnie z ich politykami prywatności i umowami przetwarzania danych. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez AI Recepcja jako procesora określa Umowa powierzenia (DPA).

Agent AI nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO. Wszystkie odpowiedzi AI mają charakter informacyjny i pomocniczy. Może dochodzić do profilowania w celu dopasowania odpowiedzi AI i poprawy jakości obsługi, jednak nie wywołuje ono skutków prawnych.

6. Odbiorcy danych — podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:

Podmiot	Cel	Lokalizacja
ElevenLabs, Inc.	Synteza i rozpoznawanie mowy, prowadzenie rozmów AI	USA
Twilio Inc.	Telefonia, numery telefonów, SMS	USA
Google LLC (Gemini)	Model językowy AI	USA/UE
OpenAI, Inc.	Model językowy AI (alternatywny)	USA
Stripe Payments Europe Ltd.	Obsługa płatności	Irlandia/USA
Vercel Inc.	Hosting strony i portalu	USA
Railway Corp.	Baza danych PostgreSQL	USA
Cloudflare, Inc.	CDN, ochrona DDoS, Turnstile (antybot)	USA/UE
Resend, Inc.	Wysyłka emaili transakcyjnych	USA
Airtable Inc.	Przechowywanie danych demo i leadów	USA

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Część danych osobowych jest przekazywana do USA. Transfer odbywa się na podstawie:

• EU-US Data Privacy Framework — dla podmiotów uczestniczących w programie (Stripe, Google, Cloudflare, Twilio)
• Standardowe klauzule umowne (SCC) — zatwierdzone przez Komisję Europejską — dla pozostałych podmiotów

Każdy podmiot przetwarzający jest zobowiązany do stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zgodnych z RODO.

8. Okres przechowywania danych

• Dane konta klienta: czas trwania umowy + 3 lata (okres przedawnienia roszczeń)
• Nagrania rozmów: czas trwania umowy z Klientem, max. 12 miesięcy od nagrania
• Transkrypcje rozmów: czas trwania umowy z Klientem
• Dane demo: 90 dni od prezentacji
• Faktury i dane rozliczeniowe: 5 lat (obowiązek podatkowy)
• Dane analityczne: 26 miesięcy
• Dane kontaktowe (korespondencja): 1 rok po zakończeniu korespondencji
• Kopie zapasowe: Dane mogą być przechowywane w kopiach zapasowych przez ograniczony czas, zgodnie z polityką backupów

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO)
• Sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO)
• Wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem (art. 7(3) RODO)
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Żądania należy kierować na adres: kontakt@airecepcja.pl z dopiskiem „Ochrona danych". Realizujemy żądania w terminie 30 dni.

10. Pliki cookies

Strona airecepcja.pl wykorzystuje następujące pliki cookies:

Typ	Cel	Dostawca
Niezbędne	Działanie strony, sesja, Turnstile (antybot)	Cloudflare
Analityczne	Statystyki odwiedzin, zachowanie użytkowników	Vercel Analytics

Pliki cookies analityczne są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika za pomocą banera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie na stronie. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies w ustawieniach banera lub w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie strony.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki ochrony danych:

• Szyfrowanie transmisji (TLS/SSL) na wszystkich stronach i API
• Hashowanie haseł (bcrypt)
• Kontrola dostępu oparta na rolach (klient / admin)
• Regularne kopie zapasowe bazy danych
• Ochrona DDoS (Cloudflare)
• Ochrona przed botami (Cloudflare Turnstile)
• Monitorowanie i logowanie dostępu

12. Udostępnianie danych

Nie sprzedajemy danych użytkowników i wykorzystujemy je wyłącznie w celu świadczenia usług oraz ich ulepszania. Dane udostępniamy wyłącznie podmiotom przetwarzającym wymienionym w sekcji 6 oraz w zakresie wymaganym przez prawo.

13. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności. O istotnych zmianach informujemy użytkowników poprzez komunikat na stronie lub email. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem airecepcja.pl/polityka-prywatnosci.

Niniejsza Polityka Prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu świadczenia usług oraz Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). W przypadku sprzeczności między dokumentami, pierwszeństwo mają postanowienia Regulaminu w zakresie warunków świadczenia usługi, a Polityki Prywatności w zakresie ochrony danych osobowych.