RODO — Ochrona Danych
Ostatnia aktualizacja: 19 marca 2026
Mojakoja.pl Sp. z o.o., ul. Leśna 24, 42-270 Rzerzęczyce, NIP: 9492263967, REGON: 526503509, KRS: 0001061203, prowadząca serwis airecepcja.pl pod marką „AI Recepcja", przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO/GDPR). Poniżej przedstawiamy klauzule informacyjne dla poszczególnych kategorii osób.
Klauzula informacyjna — dla Rozmówców (osób dzwoniących)
Niniejsza klauzula dotyczy osób, które dzwonią pod numer telefonu obsługiwany przez AI agenta głosowego skonfigurowanego dla firmy korzystającej z usługi AI Recepcja.
- Administrator danych: Administratorem Twoich danych jest firma, do której dzwonisz (Klient AI Recepcja). Dane kontaktowe administratora dostępne są na stronie internetowej tej firmy.
- Podmiot przetwarzający: AI Recepcja przetwarza Twoje dane w imieniu Administratora, jako podmiot przetwarzający (procesor), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
- Cel przetwarzania: Obsługa Twojego połączenia telefonicznego, w tym: prowadzenie rozmowy, rezerwacja terminów, udzielanie informacji o usługach i cenach firmy, zbieranie danych kontaktowych na Twoje życzenie.
- Podstawa prawna: Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze połączeń telefonicznych i zapewnieniu sprawnej komunikacji z klientami.
- Źródło danych: Dane mogą pochodzić bezpośrednio od Ciebie lub zostać zebrane w trakcie rozmowy telefonicznej.
- Zakres przetwarzanych danych:
- Numer telefonu (automatycznie)
- Nagranie głosu (rozmowa jest nagrywana)
- Transkrypcja rozmowy (tekst)
- Dane podane dobrowolnie: imię, email, preferencje terminowe
- Podsumowanie rozmowy wygenerowane przez AI
- Informacja o sztucznej inteligencji: Rozmowa prowadzona jest przez system sztucznej inteligencji (AI agent głosowy). System wykorzystuje:
- Rozpoznawanie mowy (STT) — Twój głos jest przetwarzany na tekst
- Model językowy (LLM) — generuje odpowiedzi na podstawie kontekstu rozmowy
- Synteza mowy (TTS) — odpowiedź jest odczytywana głosem AI
- Odbiorcy danych:
- ElevenLabs, Inc. (USA) — przetwarzanie głosu
- Twilio Inc. (USA) — telefonia
- Google LLC / OpenAI, Inc. (USA) — model językowy
- Okres przechowywania: Nagrania rozmów przechowywane są przez max. 12 miesięcy. Transkrypcje i dane kontaktowe — przez czas trwania umowy między firmą a AI Recepcja.
- Twoje prawa: Masz prawo do: dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), sprzeciwu (art. 21), wniesienia skargi do PUODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
- Dobrowolność: Podanie danych jest dobrowolne. Możesz zakończyć rozmowę w dowolnym momencie. Brak podania danych (np. imienia, emaila) nie uniemożliwia rozmowy, ale może ograniczyć zakres obsługi (np. rezerwację terminu).
- Profilowanie: Może dochodzić do profilowania w celu dopasowania odpowiedzi AI i poprawy jakości obsługi, jednak nie wywołuje ono skutków prawnych ani istotnie nie wpływa na Twoją sytuację.
- Zautomatyzowane decyzje: AI agent nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub istotnie wpływających na Twoją sytuację (art. 22 RODO). Wszystkie odpowiedzi AI mają charakter informacyjny.
- Kontakt: W sprawach dotyczących danych możesz się kontaktować: z firmą, do której dzwonisz (administrator), lub z AI Recepcja: kontakt@airecepcja.pl (procesor).
Klauzula informacyjna — dla Klientów (firm korzystających z usługi)
- Administrator danych: Mojakoja.pl Sp. z o.o., ul. Leśna 24, 42-270 Rzerzęczyce, NIP: 9492263967, KRS: 0001061203, marka „AI Recepcja", kontakt: kontakt@airecepcja.pl.
- Cel przetwarzania: Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi AI agenta głosowego, obsługa konta w Portalu, wystawianie faktur, komunikacja.
- Podstawa prawna: Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy, Art. 6(1)(c) RODO — obowiązek prawny (rachunkowość).
- Zakres danych:
- Imię i nazwisko osoby kontaktowej
- Adres email
- Numer telefonu
- Nazwa firmy, NIP, adres
- Strona internetowa firmy
- Dane o usługach, cenach, godzinach (do konfiguracji agenta)
- Dane płatności (przetwarzane przez Stripe)
- Okres przechowywania: Czas trwania umowy + 3 lata (przedawnienie roszczeń). Dane rachunkowe: 5 lat.
- Twoje prawa: Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, skarga do PUODO.
- Kontakt: kontakt@airecepcja.pl z dopiskiem „Ochrona danych".
Klauzula informacyjna — dla użytkowników strony internetowej
- Administrator danych: Mojakoja.pl Sp. z o.o., ul. Leśna 24, 42-270 Rzerzęczyce, NIP: 9492263967, KRS: 0001061203, marka „AI Recepcja", kontakt: kontakt@airecepcja.pl.
- Cel przetwarzania: Prowadzenie strony internetowej, analityka, obsługa formularzy kontaktowych i demo.
- Podstawa prawna: Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes (analityka), Art. 6(1)(b) RODO — działania przed zawarciem umowy (formularz demo).
- Zakres danych:
- Adres IP
- Dane urządzenia (przeglądarka, system operacyjny)
- Odwiedzone strony i czas wizyty
- Dane z formularzy (imię, email, telefon, firma, strona www)
- Pliki cookies: Strona używa cookies niezbędnych (Cloudflare) i analitycznych (Vercel). Szczegóły w Polityce Prywatności.
- Okres przechowywania: Dane analityczne: 26 miesięcy. Dane z formularzy: 90 dni (demo) lub do zakończenia korespondencji.
- Twoje prawa: Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, skarga do PUODO.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
AI Recepcja przetwarza dane osobowe rozmówców (osób dzwoniących do firm Klientów) jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Z każdym Klientem zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych, która jest integralną częścią Regulaminu.
Pełna treść umowy powierzenia dostępna jest pod adresem: airecepcja.pl/umowa-powierzenia.
Klient jako administrator danych odpowiada za poinformowanie swoich klientów (rozmówców) o przetwarzaniu ich danych, w tym o nagrywaniu rozmów i wykorzystaniu AI.
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
Zgodnie z art. 35 RODO, AI Recepcja przeprowadziła ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) dotyczącą przetwarzania danych głosowych przez AI agentów. Ocena obejmuje:
- Identyfikację ryzyk związanych z przetwarzaniem danych głosowych
- Środki minimalizujące ryzyko (szyfrowanie, kontrola dostępu, retencja)
- Ocenę proporcjonalności przetwarzania do celów usługi
- Monitorowanie i aktualizację oceny
Podprocesorzy (sub-procesorzy)
Aktualna lista podmiotów, którym powierzamy przetwarzanie danych:
| Podmiot | Rola | Lokalizacja | Podstawa transferu |
|---|---|---|---|
| ElevenLabs, Inc. | Przetwarzanie głosu (STT/TTS), AI agent | USA | SCC |
| Twilio Inc. | Telefonia, SMS | USA | EU-US DPF |
| Google LLC | Model językowy (Gemini) | USA/UE | EU-US DPF |
| OpenAI, Inc. | Model językowy (GPT) | USA | SCC |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Płatności | Irlandia | UE |
| Vercel Inc. | Hosting | USA | SCC |
| Railway Corp. | Baza danych | USA | SCC |
| Cloudflare, Inc. | CDN, antybot | USA/UE | EU-US DPF |
| Resend, Inc. | USA | SCC | |
| Airtable Inc. | Dane demo/leadów | USA | SCC |
O zmianach w liście podprocesorów informujemy Klientów z 30-dniowym wyprzedzeniem.
Kontakt w sprawach RODO
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:
- Email: kontakt@airecepcja.pl (dopisek: „Ochrona danych")
- Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl