Regulamin świadczenia usług

§1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Usługodawca — Mojakoja.pl Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Leśna 24, 42-270 Rzerzęczyce, NIP: 9492263967, REGON: 526503509, KRS: 0001061203, prowadząca serwis airecepcja.pl pod marką „AI Recepcja", kontakt: kontakt@airecepcja.pl.
2. Usługa — usługa AI agenta głosowego świadczona przez Usługodawcę na rzecz Klienta, obejmująca odbieranie połączeń telefonicznych, prowadzenie rozmów, rezerwację terminów i inne funkcje opisane w wybranym Planie.
3. Klient — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, który zawarł Umowę z Usługodawcą.
4. Agent AI — zautomatyzowany system oparty na sztucznej inteligencji, obsługujący rozmowy telefoniczne w imieniu Klienta.
5. Portal — panel klienta dostępny pod adresem portal.airecepcja.pl.
6. Plan — wybrany przez Klienta wariant usługi (Basic, Pro lub Premium), różniący się zakresem funkcji i limitem minut.
7. Okres Rozliczeniowy — miesięczny okres, za który naliczane jest wynagrodzenie.
8. Rozmówca — osoba dzwoniąca pod numer telefonu obsługiwany przez Agenta AI.
9. Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta między Usługodawcą a Klientem.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi przez Usługodawcę na rzecz Klientów.
2. Usługa skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie mogą być Klientami.
3. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
4. Usługodawca świadczy Usługę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

§3. Opis usługi

1. Usługa polega na udostępnieniu Klientowi AI agenta głosowego, który odbiera połączenia telefoniczne kierowane na dedykowany numer telefonu i prowadzi rozmowy w imieniu Klienta.
2. Agent AI wykorzystuje sztuczną inteligencję do generowania odpowiedzi głosowych, rozpoznawania mowy i prowadzenia naturalnej konwersacji w języku polskim.
3. Agent AI jest konfigurowany na podstawie danych dostarczonych przez Klienta (cennik, usługi, godziny otwarcia, FAQ i inne informacje o firmie).
4. Agent AI może: odbierać połączenia, odpowiadać na pytania, rezerwować terminy, zbierać dane kontaktowe, wysyłać SMS, przekierowywać do Klienta.
5. Agent AI nie podejmuje samodzielnych decyzji o skutkach prawnych ani finansowych dla Rozmówcy.

§4. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Portalu wymaga: przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari, Edge w aktualnej wersji), dostępu do internetu, aktywnego adresu email.
2. Klient odpowiada za przekierowanie połączeń ze swojego numeru na numer Agenta AI lub poinformowanie swoich klientów o nowym numerze kontaktowym.

§5. Rejestracja i konto

1. Zawarcie Umowy następuje przez rejestrację w Portalu i opłacenie wybranego Planu.
2. Klient podaje: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, nazwę firmy, adres strony internetowej.
3. Klient zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i ich aktualizacji w przypadku zmian.
4. Klient odpowiada za bezpieczeństwo swoich danych logowania. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieautoryzowany dostęp wynikający z zaniedbań Klienta.

§6. Demo

1. Usługodawca oferuje bezpłatne demo — prezentację AI agenta skonfigurowanego na podstawie publicznie dostępnych danych z witryny Klienta.
2. Demo ma charakter prezentacyjny i nie stanowi zobowiązania do zakupu.
3. W ramach demo Usługodawca może wykonać połączenie telefoniczne na numer podany przez Klienta w formularzu.

§7. Plany i subskrypcje

1. Usługa dostępna jest w trzech Planach: Basic (349 PLN netto/msc, 100 min), Pro (549 PLN netto/msc, 250 min), Premium (899 PLN netto/msc, 500 min).
2. Ceny podane są w PLN netto. Do cen doliczany jest podatek VAT wg obowiązującej stawki.
3. Limit minut dotyczy sumarycznego czasu rozmów Agenta AI w danym Okresie Rozliczeniowym.
4. Niewykorzystane minuty nie przechodzą na kolejny Okres Rozliczeniowy.
5. Po przekroczeniu limitu minut Agent AI kontynuuje obsługę, a nadwyżka rozliczana jest wg stawki 0,50 PLN netto/min.
6. Klient może zmienić Plan w dowolnym momencie. Zmiana na wyższy Plan wchodzi w życie natychmiast. Zmiana na niższy Plan wchodzi w życie od następnego Okresu Rozliczeniowego.

§8. Płatności

1. Płatności realizowane są z góry, na początku każdego Okresu Rozliczeniowego.
2. Obsługa płatności odbywa się za pośrednictwem Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.).
3. Usługodawca wystawia faktury VAT w formie elektronicznej.
4. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni, Usługodawca może zawiesić Usługę. Po 30 dniach braku płatności Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
5. Opłaty za Usługę nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w §13 (Reklamacje).

§9. Nagrywanie i transkrypcja rozmów

1. Rozmowy prowadzone przez Agenta AI są nagrywane i transkrybowane w celu świadczenia Usługi, kontroli jakości i doskonalenia systemu.
2. Klient jest administratorem danych osobowych Rozmówców. Usługodawca przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu i jest zawierana automatycznie z chwilą zawarcia Umowy.
3. Klient zobowiązuje się do poinformowania Rozmówców o nagrywaniu rozmów (np. w komunikacie powitalnym agenta lub na stronie internetowej).
4. Nagrania rozmów przechowywane są przez okres trwania Umowy, nie dłużej niż 12 miesięcy od daty nagrania. Transkrypcje przechowywane są przez okres trwania Umowy. Klient może zażądać wcześniejszego usunięcia.
5. Dane z rozmów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI stron trzecich.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewypełnienie obowiązków informacyjnych przez Klienta wobec Rozmówców, w szczególności dotyczących nagrywania rozmów i przetwarzania danych osobowych.

§10. Sztuczna inteligencja

1. Usługa wykorzystuje sztuczną inteligencję do generowania odpowiedzi głosowych, rozpoznawania mowy i analizy treści rozmów.
2. Usługodawca korzysta z usług dostawców AI: ElevenLabs (synteza i rozpoznawanie mowy), Google/OpenAI (modele językowe).
3. AI generuje odpowiedzi na podstawie danych dostarczonych przez Klienta. Usługodawca nie gwarantuje 100% poprawności odpowiedzi generowanych przez AI.
4. Agent AI informuje Rozmówców, że rozmowa prowadzona jest przez system AI — zgodnie z wymogami transparentności EU AI Act.
5. Agent AI nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
6. Dane Klienta i Rozmówców nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
7. AI może generować odpowiedzi niedokładne lub niekompletne. Odpowiedzi Agenta AI nie powinny być traktowane jako porada profesjonalna (prawna, medyczna, finansowa).
8. Usługodawca może zmieniać technologie oraz dostawców AI w celu zapewnienia jakości Usługi, bez pogorszenia jej funkcjonalności.

§11. Prawa i obowiązki stron

Obowiązki Usługodawcy:

• Świadczenie Usługi z należytą starannością i zgodnie z opisem Planu.
• Zapewnienie dostępności Usługi na poziomie min. 99% w skali miesiąca (z wyłączeniem planowanych przerw technicznych). W przypadku niedotrzymania poziomu dostępności Usługi, Klientowi przysługuje proporcjonalne przedłużenie okresu subskrypcji.
• Informowanie Klienta o planowanych przerwach technicznych z 48-godzinnym wyprzedzeniem.
• Ochrona danych zgodnie z RODO i Polityką Prywatności.
• Usługodawca korzysta z podmiotów trzecich (podprocesorów), których aktualna lista dostępna jest w Polityce Prywatności oraz na stronie RODO.

Obowiązki Klienta:

• Terminowe opłacanie subskrypcji.
• Dostarczenie prawdziwych i aktualnych danych o firmie potrzebnych do konfiguracji Agenta AI.
• Nieprzekazywanie Agentowi AI treści niezgodnych z prawem.
• Poinformowanie swoich klientów (Rozmówców) o nagrywaniu rozmów i przetwarzaniu danych.

§12. Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy ograniczona jest do kwoty wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w ciągu ostatnich 3 Okresów Rozliczeniowych.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za: utracone korzyści, szkody pośrednie, działanie siły wyższej, przerwy wynikające z awarii dostawców zewnętrznych (telekomunikacja, hosting, AI), treść odpowiedzi generowanych przez AI na podstawie nieprawidłowych danych dostarczonych przez Klienta.
3. Usługodawca nie odpowiada za decyzje biznesowe podjęte przez Klienta na podstawie danych z Portalu lub raportów z rozmów.
4. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

§13. Reklamacje

1. Reklamacje należy zgłaszać na adres: kontakt@airecepcja.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane Klienta, opis problemu, oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.
4. W uzasadnionych przypadkach Usługodawca może przyznać Klientowi proporcjonalny zwrot opłaty lub przedłużenie okresu subskrypcji.

§14. Czas trwania i wypowiedzenie

1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznym Okresem Rozliczeniowym.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.
3. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej lub elektronicznej (email na kontakt@airecepcja.pl).
4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: rażącego naruszenia Regulaminu, braku płatności powyżej 30 dni, korzystania z Usługi w sposób niezgodny z prawem.
5. Po rozwiązaniu Umowy dane Klienta przechowywane są przez 30 dni, po czym zostają usunięte. Klient może zażądać wcześniejszego eksportu danych.

§15. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z Umową.
2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznie dostępnych lub wymaganych przez prawo.
3. Obowiązek poufności trwa przez okres Umowy i 2 lata po jej zakończeniu.

§16. Siła wyższa

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli jest ono następstwem siły wyższej (np. klęski żywiołowe, wojny, ataki cybernetyczne, awarie infrastruktury telekomunikacyjnej, decyzje organów władzy publicznej).

§17. Zmiana regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu Usługi, zmiana modelu rozliczeń).
2. O zmianie Usługodawca informuje Klienta z 14-dniowym wyprzedzeniem na adres email podany przy rejestracji.
3. Brak sprzeciwu w terminie 14 dni oznacza akceptację nowego Regulaminu.
4. W przypadku braku akceptacji zmian Klient może wypowiedzieć Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

§18. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
2. Spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i innych właściwych ustaw.
4. Nieważność poszczególnych postanowień Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
5. Integralną częścią Regulaminu jest Polityka Prywatności, Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) oraz informacje dotyczące ochrony danych na stronie RODO.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie airecepcja.pl/regulamin.